La digitalització de les empreses, així com les noves tecnologies aplicades al treball, són una arma de doble tall, ja que poden convertir-se en autèntiques distraccions laborals. Malgrat que es tracta d’eines a partir de les quals podem obtenir múltiples utilitats pel que fa al desenvolupament empresarial, és fàcil dur a terme rutines o pràctiques indegudes, atès que són un obstacle per a l’eficiència de qualsevol lloc de treball.
A CEDEC som conscients que tota l’oferta digital que tenim a l’abast, especialment amb les xarxes socials, pot provocar una desviació de l’atenció, la qual cosa afecta el rendiment o la productivitat de qualsevol lloc de treball. De fet, des del departament de recursos humans, és essencial comptar amb mitjans per tal de frenar aquest ús inadequat de les tecnologies en l’àmbit laboral. Per això, volem destacar aquest article de Forbes, en el qual es plantegen diferents opcions per aprofitar al màxim la jornada davant de l’ordinador amb l’objectiu ferm de ser més productius, el qual és un dels reptes de qualsevol empresa.
Una bona organització del temps i el fet de saber establir prioritats a l’hora de desenvolupar les tasques, juntament amb les eines que detallem a continuació, formaran una bona combinació per optimitzar el treball i escapar de tota la distracció “digital”.
Planifica per períodes amplis
Hem de tenir una visió general de les accions o de l’agenda de les pròximes setmanes, o fins i tot dels pròxims mesos. Es poden utilitzar diferents sistemes de forma mensual i, com si fos un calendari, anar marcant les tasques i cites ineludibles, com ara els terminis o lliuraments. Pots organitzar la feina mes a mes amb iCalendar de Google Calendar o iCalendar d’Apple.
Detalla el teu dia amb llistes de tasques
El calendari ens aporta aquesta visió àmplia que és poc detallada, per això totes les cites o els objectius s’han de separar per tal de realitzar-se de forma eficaç. D’aquesta manera es podrà controlar que tot allò que es projecta es compleixi. Les llistes d’accions que s’han de dur a terme són un sistema senzill que permetrà optimitzar el temps. Les noves tecnologies ofereixen suports molt pràctics a l’hora de reinventar les llistes de tota la vida, com és el cas d’Evernote, una aplicació molt intuïtiva.
Aborda en profunditat els temes complexos
Gràcies als calendaris i a les llistes de tasques ja tindràs la feina força ben orientada per tal de no caure en la temptació de les distraccions, però en molts aspectes notaràs que necessites més eines, sobretot, per tractar temes complexos. Per tal d’evitar que no quedi res sense fer, pots utilitzar els mapes mentals, que mitjançant esbossos i paraules clau permeten desenvolupar en profunditat qualsevol qüestió. MindMeiste és una de les aplicacions més acreditades per elaborar aquests mapes.
Crea un entorn que potenciï l’atenció
S’ha de crear un ambient sense distraccions amb la finalitat d’evitar qualsevol distracció que et permeti incomplir amb el teu calendari. Quan estem davant de l’ordinador, el fet d’envoltar-nos d’una atmosfera que només ens convidi a la redacció és una forma d’aconseguir-ho. Per això, hi ha aplicacions com OMM WRITE, que ofereix l’opció de disposar d’un fons a l’hora d’escriure, amb la qual cosa facilita aquest aïllament digital. Es pot personalitzar perquè sigui una experiència d’allò més agradable i útil.
Dona-li un format atractiu
Després de tenir tanta cura per aconseguir l’optimització de la jornada laboral i així aconseguir els millors resultats, pots bolcar tota la teva feina en un format que consenteixi el disseny per tal de fer una presentació reeixida. Canva o The Noun són dues alternatives per dissenyar diferents suports com dossiers, presentacions o infografies amb el disseny perfecte.
A CEDEC, Centro Europeo de Evolución Económica, creiem que aquestes eines s’han d’incloure en les estratègies de qualsevol empresa per tal d’optimitzar el rendiment dels seus treballadors. Des del departament de recursos humans s’han de posar a l’abast totes les eines necessàries pels treballadors, per tal d’ajudar-los a evitar distraccions i així assolir l’inici del camí cap a l’excel·lència empresarial.
Imatge lacajamultiuso
